Πριν την διεξαγωγή των ελέγχων είναι δυνατόν να γνωστοποιηθεί η πραγματοποίηση επιτόπιων ελέγχων, υπό την προϋπόθεση ότι δεν τίθεται σε κίνδυνο ο στόχος του ελέγχου.
Η ελεγχόμενη Οργάνωση Παραγωγών ενημερώνεται από την αρμόδια επιτροπή για τη χρονική διεξαγωγή του ελέγχου και την διαδικασία που θα τηρηθεί. Η ενημέρωση μπορεί να πραγματοποιηθεί εγγράφως ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η παραπάνω ειδοποίηση κοινοποιείται και στο Τμήμα Σχεδιασμού, Οργάνωσης και Αξιολόγησης Ελέγχων της Διεύθυνσης Τεχνικών Ελέγχων, προκειμένου να παρακολουθείται η πορεία των ελέγχων.
Οι ελεγκτές πρέπει να γνωρίζουν το θεσμικό πλαίσιο που διέπει τον έλεγχο και την υλοποίηση του προγράμματος, καθώς και τις διαδικασίες και τη μεθοδολογία του ελέγχου. Οι αρμόδιες επιτροπές προκειμένου να διασφαλίσουν τους όρους επιλεξιμότητας της ενίσχυσης μεταβαίνουν στον τόπο υλοποίησης της δράσης ή, όταν η δράση είναι άυλη, στον ανάδοχο της δράσης.
Ειδικότερα, οι δράσεις σε επιμέρους εκμεταλλεύσεις μελών των οργανώσεων παραγωγών που καλύπτονται από το δείγμα αποτελούν αντικείμενο μίας τουλάχιστον επίσκεψης για την επαλήθευση της εκτέλεσής τους.
Για κάθε επιτόπιο έλεγχο συντάσσεται Έκθεση Δευτεροβάθμιου Ελέγχου που περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
α) το καθεστώς ενισχύσεων και την αίτηση που ελέγχθηκε·
β) τα ονόματα και τις ιδιότητες των προσώπων που ήταν παρόντα·
γ) τις δράσεις, τα μέτρα και τα έγγραφα που ελέγχθηκαν, συμπεριλαμβανομένης της διαδρομής ελέγχου και των αποδεικτικών στοιχείων που επαληθεύτηκαν· και
δ) τα αποτελέσματα του ελέγχου. Ο εκπρόσωπος της οργάνωσης παραγωγών ή της ένωσης οργανώσεων παραγωγών έχει τη δυνατότητα να υπογράψει την έκθεση για να βεβαιώσει την παρουσία του στον έλεγχο και να προσθέσει τις παρατηρήσεις του.
- Ο δικαιούχος είναι δυνατό να λάβει αντίγραφο της έκθεσης.
Κατά τη διενέργεια του ελέγχου οι αρμόδιοι ελεγκτές είναι υποχρεωμένοι να αφήνουν ίχνη ελέγχου στα ελεγχθέντα πρωτότυπα παραστατικά – δικαιολογητικά που τηρούνται στο αρχείο της Ο.Π. και να καταγράφουν τα αποτελέσματα των ελέγχων τους συμπληρώνοντας στην Έκθεση Δευτεροβάθμιου Ελέγχου, η οποία υπογράφεται τόσο από την Επιτροπή όσο και από το Νόμιμο Εκπρόσωπο του δικαιούχου και στη συνέχεια δίδεται αντίγραφο του εν λόγω πρακτικού στον ελεγχόμενο.
Τα αποτελέσματα των δευτεροβαθμίων ελέγχων διαβιβάζονται στο Τμήμα Σχεδιασμού Οργάνωσης και Αξιολόγησης Ελέγχων της Διεύθυνσης Τεχνικών Ελέγχων προκειμένου σε συνεργασία με την Δ/νση Άμεσων Ενισχύσεων και Αγοράς να αξιολογηθούν και να προσδιοριστεί κατά πόσο τα προβλήματα που τυχόν εντοπίστηκαν είναι συστημικού χαρακτήρα και συνεπάγονται κινδύνους για άλλες παρόμοιες δράσεις, άλλους δικαιούχους ή άλλους οργανισμούς.
Η εν λόγω αξιολόγηση προσδιορίζει επίσης τις αιτίες αυτών των καταστάσεων, την περαιτέρω εξέταση που ενδεχομένως απαιτείται, καθώς και τα συνιστώμενα διορθωτικά και προληπτικά μέτρα.
Αναλυτικά ολόκληρη η εγκύκλιος του ΟΠΕΚΕΠΕ εδώ.
